DAFO. Más allá de rellenar 4 cuadrantes

La herramienta de análisis DAFO es un método de análisis y diagnóstico empresarial mucho más técnico de lo que aparentemente parece. Conocer bien sus fases, su técnica y su utilidad proporcionan una ventaja estratégica clave para cualquier gestor que necesita tomar decisiones ágiles y eficaces para impulsar su negocio.

En este artículo no vamos a explicar cómo se hace un DAFO. Somos conocedores de espléndidos libros, artículos, webinars y demás recursos que explican con profusión y precisión cómo hacerlo con eficacia. Tampoco vamos a extendernos en cuáles son sus características, ni a qué atienden sus cuatro cuadrantes, ni tampoco a descubrir por qué es una excelente herramienta de análisis para cualquier negocio.

Nuestra aportación va encaminada a destacar tres aspectos fundamentales que repercuten en la calidad del DAFO y que no es fácil encontrarlos en ninguna de las aportaciones existentes.

¿QUIÉN NO CONOCE QUÉ ES UN DAFO Y CÓMO SE HACE?

Estamos convencidos de que serán prácticamente muy pocos los profesionales que ejercen su labor en el mundo de los negocios quienes desconozcan lo que es un DAFO, cómo se hace y qué significa. Sin embargo, queremos compartir una serie de preguntas acerca del uso y tipo de uso que se hace de esta herramienta empresarial. Por ejemplo:

• – ¿Cómo es posible que se haya hecho un DAFO en algún momento y no se haya revisado al cabo del tiempo? (sabemos y damos fe de que hay DAFOs que siguen escondidos en el cajón de los recuerdos)

• – ¿Por qué no se planifica la revisión del DAFO, por ejemplo, una vez al año para ayudar a los negocios a enfrentar sus nuevos retos?, ¿o cada dos años?, ¿acaso los negocios son estáticos?

• – ¿Por qué se hacen DAFOs como si de una tormenta de ideas se tratara?

No son pocas las ocasiones en que en diferentes formaciones expertas que hacemos de esta técnica alguien asegura que ‘una vez hizo uno cuando tuvo que hacer el plan de negocio para su proyecto de emprendimiento’, o ante un grupo de vendedores algo como ‘¡ah, sí!, una vez hicimos uno’. Si el DAFO es una herramienta práctica y útil para diagnosticar el estado de los negocios, sorprende que no se incluya en el proceso de toma de decisiones de muchos negocios. 

el dafo es una herramienta de análisis y diagnóstico para la toma de de decisiones

Sí, y no vamos a repetirlo. Pero, parémonos aquí y diseccionemos qué es lo que quiere decir exactamente.

Por un lado, es una herramienta de análisis, lo que viene a significar como que es una ‘cosa’ que podemos utilizar para estudiar o examinar algo que, si no lo hacemos mediante esa ‘cosa’, aquello que queremos estudiar o examinar sería diferente. Es decir, si queremos apretar una tuerca escogeremos una llave de tuercas o una llave inglesa, si cogemos un martillo es evidente que el resultado será muy diferente o simplemente será imposible obtener un mero resultado; en nuestro caso, si queremos diagnosticar el estado de un negocio podemos elegir, entre otras herramientas, un DAFO. Sí, hay varias herramientas útiles.

Lo mismo nos ocurre a las personas cuando nos enfrentamos a tener que tomar decisiones de cualquier tipo. Podemos hacerlo por impulso, por reflexión, identificando pros y contras en un papel, haciendo una lista y después priorizando que es lo primero y terminando por lo que es lo último, considerando que es lo prioritario o lo urgente, o lo más práctico frente a lo más arriesgado, o escoger al azar entre diferentes opciones, hacer un sorteo, etc. Está claro que tomamos decisiones permanentemente utilizando diferentes maneras.

Sin embargo, en el ámbito de los negocios y las empresas disponemos, al menos desde los años 60 del siglo XX, gracias a Albert S. Humphrey, un ingeniero químico estadounidense de la Universidad de Illinois y MBA por Harvard que desarrolló su carrera como consultor de empresas, de esta herramienta de diagnóstico y análisis para la toma de decisiones que se llama DAFO. ¡Vaya, sí, fue un consultor especializado en la gestión organizacional y en el cambio cultural!

el dafo no termina hasta que no se despliega el proceso de toma de decisiones

Más allá de lo que significan estas cuatro letras -recordemos que DAFO es el acrónimo en español de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades- y cuál es la función que cada una de ellas tiene en el cuadrante de trabajo, la plantilla, vamos, el análisis permite caer en la trampa de quedarse solamente con información superficial y aparente. ¿Has estado en alguna de nuestras formaciones especializadas y has trabajado la dinámica de ‘pintar 5 casas’?

Y si la información que vamos anotando en el DAFO es tan solo la aparente, estamos infrautilizando la herramienta, no estamos aplicando de manera potente la técnica y estamos desaprovechando un instrumento muy valioso para llevar a cabo la segunda parte de este análisis, la toma de decisiones. Así, la calidad de la información plasmada en el DAFO determinará la pertinencia del proceso de toma de decisiones.

Además, los cuadrantes han de estar equilibrados en cuanto a la información que se les incluye. El que los cuadrantes estén descompensados de manera manifiesta denota tres carencias graves en la utilización de esta herramienta:

• – Por un lado, exceso de optimismo, cuando las fortalezas o las oportunidades son los criterios más abultados, o exceso de crítica-pesimismo, cuando las debilidades o las amenazas vencen frente a las anteriores.

• – Por otro lado, bajo nivel de profundidad en el análisis en aquellos cuadrantes en los que se han rellenado con poca información o esta es poco relevante.

• – Y, por último, que la consecuencia de los dos puntos anteriores determine la facilidad o evidencia sobre lo que trabajar. Enfrentarse a tener que decidir ante un número acotado, pero nutrido de posibilidades, aparentemente todas de igual importancia, son un indicador claro de un DAFO bien construido. Recordamos que la información, procedente del análisis, sirve para tomar decisiones. 

LA CLAVE DEL dafo ES CÓMO SE ABORDA LA TOMA DE DECISIONES, NO SOLO RELLENAR CAJITAS

A continuación, vamos a adentrarnos en la parte más técnica. El DAFO se compone de tres fases fundamentales:

• 1 – Establecer un sistema de información que nutran al negocio de la indagación suficiente y necesaria para extraer los datos, hechos o tendencias útiles para ser sometidas a su análisis. El problema grave de cualquier DAFO es fiar todo este sistema de información a lo que uno piensa o tiene en la cabeza. Los sesgos, las heurísticas, las opiniones y los ‘yocreoque’, pueden jugar malas pasadas. La Inteligencia Artificial (IA) aquí se frota las manos. 

• 2 – Identificar y clasificar la información relevante de acuerdo con los cuatros cuadrantes de la herramienta DAFO. En este caso, el adecuado y conveniente dominio de la técnica, por ejemplo, el no confundir una oportunidad con una fortaleza, o con una amenaza, es determinante para que la fase siguiente sea efectiva. Si eres conductor o conductora sabes que no se puede acelerar y frenar a la vez, ¿verdad?; pues es lo mismo que ocurre cuando por ejemplo una información es una oportunidad y una amenaza a la vez. ¿Crees que no pasa? Te sorprenderías. 

• 3 – Decidir acerca de cuáles son los elementos en los que el negocio ha de intervenir según los objetivos que se marque. Y este es un tema relevante porque se refiere a cómo se priorizan estos elementos. Toda la información que suele aparecer en un DAFO es inabordable, por lo que la síntesis final y el sistema de elección y priorización son fundamentales. Así, ¿se vota y se decide por mayoría?, ¿se establece algún criterio de innovación o practicidad para su puesta en marcha?, ¿se resuelve de acuerdo con una valoración del coste de la solución, intervención o mejora?, ¿se resuelve por consenso?, ¿a ‘ojo’?, etc. El sistema de toma de decisiones influye directamente en la utilidad del DAFO.

UNA CONSIDERACIÓN FINAL

La información sirve para tomar decisiones. Dventax te ha explicado cómo hay determinadas cuestiones que deben ser contempladas a la hora de hacer un DAFO profesional, técnico y útil para que cumpla su función de herramienta para el análisis y diagnóstico empresarial. Por nuestra parte, estaremos encantados de acompañarte en este camino.

En consecuencia, el manejo de las herramientas expertas de consultoría son un aliado poderoso para idear, diseñar, definir e implementar una estrategia comercial ganadora. Cualquier tipo de negocio, sea este el de un emprendedor, un autónomo, un comercio o una micropyme pueden incorporar conocimiento especializado para reforzar e impulsar sus negocios. La invitación de DVENTAX es clara, acompañar a los negocios a identificar, proponer y poner en marcha nuevos modelos comerciales que faciliten la rentabilidad y la sostenibilidad en el tiempo.

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