El presupuesto. La herramienta clave para la gestión eficaz de cualquier negocio.

Los comercios, como cualquier entidad o institución que necesita ingresar, comprar, gestionar o vender, precisa de un presupuesto anual para el negocio.

¿Te imaginas que el gobierno en España, sea cual sea el partido que estuviera gobernando en ese momento, no fuera capaz de sacar adelante la votación para aprobar los Presupuestos Generales del Estado para el año siguiente? Simple y llanamente ese gobierno no tendría ninguna capacidad de gestionar nada. Sin la aprobación de los presupuestos, no puede gestionar nada. Nada. Y la consecuencia de ello es que se generaría una crisis política, el Presidente del gobierno anunciaría nuevas elecciones al Congreso de los Diputados y al Senado, y se prorrogarían los presupuestos anteriores. En definitiva, se funcionaría, sí, pero no se podría invertir en nuevos desafíos.

Pues esto es lo que ocurre cuando un comercio o cualquier tipo de negocio, incluido el de un autónomo, no dispone de la herramienta de gestión más importante y clave para ello, el presupuesto. Es complicado gestionar aquello que se desconoce que se tiene, salvo una serie de expectativas, de cifras medianamente presentes que existen en la cabeza de uno, como lo que compro y lo que vendo, aun sin saber cuál es el rendimiento de ello, sin conocer lo que se necesita y se puede invertir. En definitiva, así difícilmente se pueden hacer planes para un negocio más allá de uno, dos o tres meses vista. Hablamos, desde luego, de planes para el negocio, no de sueños, deseos y las comentadas expectativas. Si la situación de la inflación actual en España puede durar al menos un par de años más, el riesgo que asumen los comercios y los autónomos por gestionar sus negocios sin un presupuesto es sobrecogedor.

LAS IMPLICACIONES DIRECTAS DE GESTIONAR UN NEGOCIO CON UN PRESUPUESTO ANUAL

Cada vez que hay que levantar el cierre de un comercio, iniciar el primer recorrido para entrevistarse con un cliente, conocer lo que supone desechar que un cliente se haya ido de la tienda sin comprar o que al final de mes los resultados no hayan sido los necesarios, nos estamos enfrentando a un buen número de retos que ponen a prueba el tipo de negocio que tenemos, lo que hoy se nombra tanto como el modelo de negocio.

El presupuesto es la hoja de ruta económico-financiera y comercial de un negocio. Cuando Fernando de Magallanes en 1519 se encontraba con los últimos preparativos antes de la partida hacia las Indias Orientales, junto con 237 hombres, dedicó buena parte de ese tiempo a describir cada uno de los alimentos, utensilios, animales y demás elementos que constituyeron su aprovisionamiento. Su viaje era incierto, pero previeron lo que podían necesitar; lo presupuestaron. Anotaron todo lo que consideraban que necesitaban para tan extraordinaria gesta. Y aunque te resulte llamativo, eso era lo que bien podríamos asimilar hoy al presupuesto de un negocio. ¿O no es una gesta sacar adelante tu comercio o tu negocio de freelance, o de autónomo? No cabe duda de que más lo resultará sin esta herramienta tan valiosa de la que estamos hablando. A continuación vamos a explicarte el mayor valor que aporta un presupuesto a tu negocio.

El presupuesto tiene dos elementos importantes que no tiene ninguna otra herramienta de gestión:

• 👉1️⃣ En primer lugar, la representación económica y financiera de los números del negocio en un documento facilita la toma de decisiones acerca de todo el negocio; decisiones como a cuánto hay que vender para ser rentables, cuándo se puede crecer, cuánto supone bajar o subir un 1% el precio de determinados productos, cuántos clientes necesito que compren al mes y cuánto debe ser el importe medio de esas compras, etc.

• 👉2️⃣ En segundo lugar, ese mismo presupuesto, cuando se va actualizando de manera habitual, y se enfrenta el negocio a una situación de crisis como, por ejemplo, a la que tenemos encima caracterizada por una alta inflación, las empresas, sean del tamaño que sean, pueden enfrentarse mejor a los cambios e incertidumbres que puedan surgir a lo largo del tiempo. Solo debes seguir la prensa económica para leer los titulares de tal o cual empresa que aumenta sus ventas o sus beneficios, a pesar de una crisis; y entre otras cuestiones, sin duda, es porque, seguro, tienen un plan y este plan está derivado de un presupuesto.

QUÉ NECESITAS PARA TENER UN PRESUPUESTO QUE IMPULSE TU NEGOCIO

El presupuesto es un documento escrito, real, tangible; es un documento de trabajo para el gestor o gestores del negocio. Es el documento que permite la administración adecuada de los ingresos y gastos para que, con los instrumentos adecuados, los negocios alcancen sus objetivos a corto, medio y largo plazo. ¿Cómo quieres que tu negocio esté dentro de 5 años?

Una pregunta más, ¿cuántas ventas necesita hacer tu negocio en un año para cubrir todos los gastos, obtener una rentabilidad media de un 12%, por ejemplo, y pueda tener capacidad para invertir en digitalización para los próximos tres años? Espero que la pregunta no sea muy complicada, pero si no tienes un presupuesto que guíe tu negocio, nunca sabrás responder a esta cuestión. El resultado de no saberlo es como jugar a la ruleta rusa de los negocios, a esperar que las cosas vuelvan a la normalidad o a ver si entran más clientes a la tienda.

UNA REFLEXIÓN FINAL PARA QUE HAGAS TU PRESUPUESTO ANUAL TODOS LOS AÑOS

De la confección del presupuesto sale la planificación comercial, el cómo voy a conseguir las ventas; la coordinación del negocio, el quién tiene que hacer qué para que las cosas funcionen; y el control de los resultados, el qué dicen los datos del negocio acerca de si estamos consiguiendo o no los objetivos que tenemos para que el negocio sea rentable y sostenible en el tiempo.

Desde luego que hay varias posibilidades para crear el presupuesto de un negocio, y estaremos encantados de asesorarte en ello, pero hemos pensado que antes de hacerlo es importante comprender la necesidad de tenerlo. Y utilizarlo.

¡Te deseamos felices ventas!

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